No âmbito jurídico, é frequente que o profissional conclua a sua formação e comece a gerir seus fluxos de trabalho com pouco ou quase nenhum conhecimento especifico em gestão ou administração. Atuar dessa forma é arriscado, pois com a falta de know-how e conhecimento técnico, o profissional pode deixar de coletar dados importantes para a gestão dos seus projetos. Com a evolução do processamento de informações, atuar dessa forma é ainda mais arriscado para o escritório, pois as tomadas de decisões baseadas em dados são muito mais assertivas e agregam muitos benefícios aos fluxos de trabalho nos quais são aplicados, fazendo-os mais competitivos no mercado.
Dessa forma, torna-se necessário a utilização de ferramentas para a correta condução dos projetos e garantia da qualidade dos resultados entregues. Apesar de existirem softwares de gestão direcionados para o meio jurídico, muitas demandas podem ser facilmente supridas com a correta aplicação de softwares como Microsoft Excel ou mesmo o Google Sheets (aplicativo de uso gratuito).
Com o uso de fórmulas simples e que podem ser combinadas entre si, é possível ter planilhas que irão auxiliar o controle de processos, o acompanhamento de metas, monitoramento de diversos prazos e especialmente contribuir de forma estratégica para a otimização dos fluxos, agregando produtividade aos projetos.
Visto por muitos como um software de uso complexo, o Microsoft Excel conta com uma página de suporte extremamente útil. Caso seja explorada corretamente, é capaz de fornecer as orientações necessárias para direcionar o uso pleno da maior parte de suas funcionalidades.
Como um breve resumo, são citadas abaixo 3 funcionalidades básicas que contribuem significativamente para a construção de planilhas estratégicas:
- Formatação condicional – Essa funcionalidade permite realçar determinadas células com base no seu conteúdo. Isso é bastante útil para controle de prazos e acompanhamento de metas. Com o realce é mais fácil a identificação dos processos que estão com o vencimento próximo ou com desenvolvimento abaixo do esperado, por exemplo.
- Fórmulas condicionais – O uso da função SE, principalmente acompanhada das funções E, OU e NÃO, é muito proveitoso para direcionar tomadas de decisão. Isso pois, uma vez estruturado o banco de dados, é possível a aplicação de uma lógica (caso X ocorra Y deve ocorrer, por exemplo) e com isso a análise dos dados ocorre de forma rápida e confiável. Além disso, há diversas outras fórmulas que são a combinação dessa função com operações corriqueiras como (SOMASE, SOMASES, CONT.SE, MÉDIASES, MÁXIMOSES, entre outras).
- Tabelas dinâmicas – Essa é uma ferramenta poderosa para calcular, resumir e analisar dados. Através de sua aplicação é possível a examinar dados, ver comparações, buscar por padrões de ocorrência bem como tendências nos dados.
