Banco de dados é formado por um conjunto de informações que se relacionam e estão devidamente organizadas e armazenadas. Elas devem estar sempre atualizadas e de fácil acesso aos usuários para permitir uma análise do cenário atual da organização/ processo e facilitar as tomadas de decisões estratégicas.
A partir de um banco de dados bem estruturado é possível ter uma visão ampliada do seu negócio, aumentar a produtividade e entender gargalos dos processos, ter um controle dos follow-ups de vendas e contato com clientes e, consequentemente, um fortalecimento da marca no mercado, que está cada vez mais competitivo.
Para construir um banco de dados útil para o seu escritório/empresa, é necessário estabelecer alguns parâmetros que vão servir como norteadores no momento da implementação. Devem ser estabelecidas de forma clara e coesa quais as necessidades e complexidades do negócio, a demanda de informações e a forma de coleta dos dados, observando a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Para processos mais simples, o próprio Access da Microsoft pode ser utilizado como sistema de gestão do banco de dados, entretanto, para organizações e negócios mais complexos, opções mais avançadas podem ser necessárias, como os softwares Oracle, MySQL, SQL Server. As informações a serem armazenadas devem ser pertinentes para o negócio e estruturadas de modo a agregar a maior possibilidade viável de extração de conhecimento dos dados. Exemplo: ao cadastrar um novo cliente, ao invés de solicitar apenas nome e endereço, talvez seja pertinente incluir dados como data de nascimento, escolaridade e vínculo profissional, uma vez que essas informações podem fornecer uma perspectiva mais completa do perfil do cliente.
A forma de coleta das informações é igualmente relevante. A criação de formulários assertivos, com respostas padronizadas, pode facilitar o processo, uma vez que quanto melhor a estruturação dos dados no momento da coleta, ou inclusão no banco de dados, mais fácil será fazer as correlações entre eles no futuro.
Ser direto e específico é importante para evitar o acúmulo de informações pouco pertinentes e que podem encobrir vínculos importantes.
As etapas anteriores são vitais para a construção de um banco de dados, porém a atualização das informações é um ponto primordial para garantir uma análise correta. Dados desatualizados podem induzir a direcionamentos não condizentes com a realidade do mercado, ocasionando perdas tanto de tempo quanto de recursos. Então, tão importante quanto definir como construir o banco de dados, deve ser estabelecido o direcionamento para garantir sua atualização constante e gerenciamento.
Com as informações coletadas e atualizadas, elas podem ser geridas a partir da formulação de indicadores de rendimentos, vendas, satisfação do cliente, por exemplo, e ajudar a expor processos ou gargalos que demandam atenção para otimizar a entrega dos resultados. Além disso, com esses pareceres é possível estabelecer planejamentos estratégicos para potencializar o rendimento do processo e atestar a saúde do negócio com mais segurança e confiabilidade.
